In diesem Beitrag möchte ich über Quellen von Unsicherheit und Veränderung im Entwicklungsprozess sprechen. Der Umgang mit diesen Aspekten ist der entscheidende Grund dafür, dass agile Arbeitsweisen sich heute immer mehr durchsetzen. Das Verständnis von systemimmanten Unsicherheiten ist auch entscheidend um zu verstehen wie man die Prozesse in einem Unternehmen behandeln sollte. Und dieses Themengebiet ist ein Teil meiner Trainings der regelmäßig sehr positives Feedback von Teilnehmern hervorbringt.
Warum ist das Thema Unsicherheit und Veränderung wichtig? Hier besteht folgender Zusammenhang: Je mehr Zeit es braucht ein Problem mit hoher Klarheit und Sicherheit zu beschreiben und eine Lösung zu erschaffen, um so problematischer ist es, wenn sich das Problem verändert. Wenn ich z.B. 3 Monate brauche um die Anforderungen zu analysieren und die Lösung zu implementieren und diese Anforderungen 3 Monate nach Arbeitsbeginn nicht mehr aktuell sind, dann war die Arbeit umsonst. Kommen sich also die beiden o.g. Zeiträume nah, macht eine umfangreiche Analyse zu Begin der Arbeit wenig Sinn und es braucht leichtgewichtigere – agile Arbeitsprozesse.
Grundsätzlich können in allen Aufgabenbereichen die Quellen von Unsicherheit/Veränderung zwei Bereichen zugeordnet werden: Anforderungen und Ausführung. Im folgenden Bild sind einige konkrete Quellen aufgeführt und im weiteren im Detail und mit Beispielen erläutert.
Unsicherheit und Veränderlichkeit der Anforderungen
Einzelne Nutzerbedürfnisse & globale Trends
Die Anforderungen an was auch immer geschaffen wird hängen von den Bedürfnissen der mittelbaren und unmittelbaren Nutzer ab. Nutzerbedürfnisse zu verstehen ist eine Wissenschaft für sich. Einzelne Werkzeuge werde ich in diesem Blog noch näher vorstellen. Aber selbst unter hohem Zeitaufwand kann man die Bedürfnisse nur mit sehr begrenzter Sicherheit kennen. Je nach dem wer der Kunde ist und bei welchem Problem man diesen Kunden unterstützt, ändern sich seine Bedürfnisse unterschiedlich schnell mit der Zeit.
Beispiel – Supermarkt: Heute wollen immer mehr Menschen Bio-Lebensmittel einkaufen die früher wenig nachgefragt wurden. Das ist nur einer von vielen globalen Trends im Bereich Lebensmittel.
Beispiel – Online Shop: Online-Käufer von Kleidung könnten sehr viel Wert auf Lieferung innerhalb von 24 Stunden legen.
Erwartungen an das Nutzungserlebnis
Selbst in Zeiten, in denen sich die Bedürfnisse der Kunden nicht ändern, kann sich sehr wohl die Erwartung daran ändern, wie sie die gleichen Bedürfnisse befriedigt haben wollen.
Beispiel – Bahn: Früher waren Papierfahrkarten bei der Bahn die ausschließliche Art von Fahrkarten. Heute gibt es eine große Gruppe von Reisenden, die per Smartphone buchbare Fahrkarten erwarten.
Erwartungen und Bedürfnisse interner Nutzer & Geschäftspartnern
Häufig unterschätzt und dennoch immer präsent sind interne Nutzer. Fast jedes Produkt welche von außerhalb des Unternehmens stehenden Kunden genutzt wird, muss von internen Kollegen gepflegt werden. Ihre Erwartungen und Bedürfnisse sind aufgrund ihrer Nähe nicht weniger wichtig und ändern sich genauso wie die von alle anderen mit der Zeit.
Beispiel – Supermarkt: Buchhaltung und Controlling, die das Angebot eines Markts administrieren.
Beispiel – Online Shop: Mitarbeiter im Kundensupport oder konkreter die Redakteure der Webseite.
Das gleiche gilt im Prinzip für Geschäftspartner deren Wünsche/Erwartungen sich mit der Zeit ändern können.
Beispiel – Supermarkt: Die Lebensmittel-Marken, die Ihre Produkte in Supermärkten verkaufen, haben Anforderungen bzgl. der Art wie Ihre Produkte dort präsentiert werden.
Vertriebs- und Marketing Kanäle
Vertrieb und Marketing von Produkten die eine Organisation erstellt ist eine sehr wichtige und häufige Quelle von Anforderungen. Durch die Schnelligkeit der Medien sind diese Anforderungen häufig sehr kurzfristig und kurzlebig.
Beispiel – Online Shop: Jeder neue Internet-Trend wie zunehmende Bedeutung von Videoblogging, Pinterest, Instagram, Snapchat aber auch Veränderungen bei bestehenden Plattformen wie Google und Facebook kann Anpassungen an der Kommunikation über das Produkt und am Produkt selbst notwendig machen.
Reaktion auf Aktionen der Wettbewerber
Aktionen der Wettbewerber haben manchmal direkte Auswirkungen auf Entwicklung von Produkten. Auf strategischer Ebene kann sich die Organisation entscheiden z.B. andere Märkte anzugehen oder ihr Angebot an die bestehenden Märkte zu verändern. Auch auf taktischer Ebene kann es Reaktionen geben, wie Preis- oder Umfangsveränderungen etc.
Beispiel – Supermarkt: Veränderung der Preise oder des Sortiments aufgrund der Preisänderungen von in der Nähe liegenden Wettbewerbern
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Investoren, andere Stakeholder
Die Gruppe von Menschen, die ein legitimes Interesse am Produkt haben ist noch viel breiter. Die Zusammensetzung dieser Gruppe und deren Bedeutung ändert sich, und damit auch die Wichtigkeit ihrer Anforderungen.
Unsicherheit und Veränderlichkeit der Ausführung
Verfügbarkeit von Personen
Für die Erbringung aller Arbeiten braucht eine Organisation Menschen mit den relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen. Menschen haben die Eigenschaft manchmal in Urlaub gehen zu wollen, krank zu werden oder sich für eine andere Organisation zu entscheiden. Mit der daraus resultierenden Veränderlichkeit muss jede Organisation umgehen.
Arbeitswerkzeuge / Arbeitsmittel
Werkzeuge und Arbeitsmittel mit denen die Ausführung stattfindet, befinden sich in einem kontinuierlichen Veränderungsprozess.
Beispiel – Online Shop: Viele Werkzeuge wie Frameworks, Bibliotheken, öffentliche Standards werden mehrmals innerhalb eines Jahres erneuert. Mit Updates kommen häufig neue Konzepte, neue Funktionalitäten aber ggf. auch unvorhergesehene Fehler. Sicherheitsupdates werden manchmal in Kombination mit anderen Aktualisierungen ausgeliefert und können dadurch Seiteneffekte haben.
Neue Technologien
Unternehmen die wettbewerbsfähige Lösungen anbieten, nutzen dafür neu verfügbare Technologien. Den Umgang mit diesen gilt es aber zu erlernen.
Beispiel – Elektronik: LED-Leuchten sind sehr viel stromsparender als Glühlampen. Sie finden ihren Einzug in viele Geräte des Haushalts von Taschenlampe, Handy bis hin zur Straßenbeleuchtung. Anderes interessantes Beispiel mit breiter Anwendung: Super-Kondensatoren.
Beispiel – Online Shop: Die regelmäßigen Weiterentwicklung von Browsern, auf denen die meisten Menschen ihren Online Shop sehen, eröffnen den Programmierern häufig neue Möglichkeiten.
Expertise
Je häufiger die Änderungen in den Arbeitsmitteln und in verwendeten Technologien, um so wichtiger wird das Lernen als Teil der Arbeit. Das ist besonders auffallend im Bereich IT, wo die Halbwertszeit von Wissen nur wenige Jahre beträgt (siehe hier oder hier). Die Expertise kann also nicht als etwas Festes vorausgesetzt werden, sondern ist auch eine sich verändernde Variable.
Interne Kommunikation
Beim Entwickeln neuer Produkte kommen viele verschiedene Gewerke zum Einsatz. In der Regel gibt es jemanden der sich mehr um die äußerliche Erscheinung kümmert und weitere Mitarbeiter die verschiedene Funktionalitäten erstellen. In solchen Konstellationen kommt es früher oder später zu Missverständnissen. Man kann zwar versuchen diese zu minimieren, aber die nie ganz vermeidbare Existenz führt immer zu einem schwer abzuschätzenden Maß an Unsicherheit.
Grenzfälle / Technische Schulden / interne Abhängigkeiten
Wenn es um die Erstellung von großen Produkten geht, deren Entwicklung lange dauert und an der sehr viele Menschen beteiligt sind, treten Effekte zweiter Ordnung auf, die die Implementierung verlangsamen. Das Produkt selbst wird so komplex, dass keine Einzelperson das gesamte Konstrukt durchschauen kann. Ein wichtiger Teil der Weiterentwicklung besteht dann darin, das bestehende System zu verstehen und es anzupassen, so dass Neuerung überhaupt eingebaut werden können. Dabei treten immer wieder Grenzfälle auf, die man bei der Analyse der Anforderung gar nicht hätte erkennen können.
Veränderlichkeit des Informationsstandes der Organisation
Eine Organisation die ein Produkt entwickelt oder irgendeine andere Aufgabe löst, tut dies immer unter bestimmten Annahmen – Hypothesen, darüber was das zu lösende Problem ist und wie die passende Lösung dazu aussehen soll. Diese Hypothesen bilden immer den aktuellen Informationsstand des Unternehmens.
Wie wir an der Aufzählung oben gesehen haben, gibt es viele Quellen von Veränderung sowohl für das Problem als auch für die beste Lösung. Aber auch ohne eine echte Veränderung des Problems/Lösung verändert sich der Informationsstand. Das passiert typischerweise nach Gesprächen mit Kunden/Nutzern, (Miß-)Erfolgserlebnisse aus der Arbeit oder dem Lesen von Presseartikeln.
Zusammenfassung
Anforderungen können kompliziert sein und ändern sich. Grundlagen für die Ausführung dieser Anforderungen können kompliziert sein und ändern sich. Der Informationsstand über die o.g. Aspekte ändert sich. Je schneller diese Veränderungen vor sich gehen, desto schneller werden die Ergebnisse von vorab-Analysen invalidiert. Agile Prozesse helfen in Szenarien, in denen sich umfangreiche vorab-Analyse nicht lohnen.