Impulse und Experimente für Agilität

Wie können erste Experimente aussehen, die ihrer Organisation als Ganzes helfen könnten erste Schritte hin zur Agilität zu machen? In diesem Beitrag beschreiben wir Beispiele solcher Experiment und ihre mögliche Wirkung, hoffentlich inspirieren sie Sie zu ihren eigenen Experimenten.

Selbstbestimmte Arbeitszeit / Hackathon / Ship it day

Viele Organisationen haben es ausprobiert und waren überrascht davon, wie die gleichen Menschen, die sonst eher als wenig motiviert und langsam erleben, plötzlich mit Spaß, leuchtenden Augen und Inspiration arbeiten können. Arbeiten an echten für die Organisation wertvollen Inhalten. Wie geht das?

Kurzbeschreibung:

Es gibt nur eine Regel für den Tag (manchmal 2-5 Tage). Jede(r) kann arbeiten an was auch immer sie/er will, aber es muss am Ende der Zeit gezeigt werden, was erstellt wurde. Typischerweise startet der Tag mit kurzen 30s Pitches der Ideen, wo Einzelne vorstellen, woran sie arbeiten möchten und um Mitstreiter werben. Dann gibt es eine eine kurze Zeit – typischerweise 15-20 Minuten in denen sich die Gruppen finden und sie sich einen Raum aussuchen, danach beginnt die Arbeit, komplett selbstorganisiert. Der Tag endet mit Präsentationen der Arbeitsergebnisse einzelner Gruppen und meist Pizza + Bier. 

Mögliche nachhaltige Ergebnisse, die wir schon gesehen haben: 

• Führungspersonen und Mitarbeiter haben eine Referenzerfahrung. Sie wissen, was mit den gleichen Kollegen möglich ist. Wie es ist die gleichen Menschen zu sehen, nur wenn ihre Augen leuchten und sie mit viel Lust und Motivation bei der Sache sind. Und was dabei herauskommen kann.
• Neue Ideen werden geboren, die an sehr unerwarteten Stellen Verwendung finden können. Auch deshalb veranstalten viele Organisationen regelmäßig (z.B. 1mal in 2 Monaten) Hackathons.
• Es entstehen neue menschliche Verbindungen zwischen Mitarbeitern und viele lernen von einander nicht durch Worte sondern konkretes gemeinsames Arbeiten.

Hier ist eine Veröffentlichung von uns zum Thema Hackathons

Schulterblick / Reflektion

Schulterblick ist eine Dienstleistung von uns, die hier näher erklärt wird. Aber auch jeder andere Coach kann eine solche Dienstleistung durchführen. Am Ende blickt die Organisation quasi zusammen in einen Spiegel und entscheidet, was sie nun mit den neuen Bewusstsein tun möchte.

Mögliche nachhaltige Ergebnisse:

• Gemeinsames Bewusstsein über den aktuellen Stand in der Organisation, Voraussetzung für gemeinsame Entscheidungen
• Verständnis für Aspekte von Scrum/Agilität am konkreten Kontext der eigenen Organisation
• ggf. gemeinsame Verabredung über nächste konkrete Strukturänderungs-Schritte 
• ggf. in Bewegung bringen von unangenehmen “verkrusteten” Themen

Open Space Tag

Ähnlich wie ein Hackathon (siehe oben) ist es ein Tag, an dem der Rahmen der Organisation anders ist, als an anderen Tagen. Es geht aber nicht um gemeinsame Dinge schaffen, sondern darum miteinander verschiedene Themen zu klären / diskutieren / verstehen / entscheiden. Es gibt viele gute Erklärungen, wie ein Open Space funktioniert. Hier nur kurz: Typischerweise startet der Tag mit Pitches von Themen für Besprechungen und Diskussionen. Diese verteilen sich dann auf vorher definierte Zeitabschnitte und Räume. Am Ende werden die Ergebnisse zusammengeführt.

Mögliche nachhaltige Ergebnisse:

• Gegenseitiges Lernen und Verstehen
• Treffen vieler Entscheidungen, einige Organisationen (wie z.B. DM-Drogeriekette) sind deshalb zu regelmäßigen Open-Space-Tagen übergegangen und den sonstigen Meeting-Bedarf dadurch ersetzt. 

Scrum Pilotprojekt, Gemeinsamer Workshop-Tag

Ein Experiment kann natürlich auch sein, dass die Organisation konkret die Struktur von Scrum ausprobiert. Hierzu ist es wichtig, dass alle Beteiligten verstehen, worauf sie sich da einlassen. Deshalb kommt dieser Schritt typischerweise nach einem Scrum Training. Damit dieses Experiment gelingen kann, ist es wichtig, tatsächlich Scrum auszuprobieren und nicht es schon vor dem Experiment zu ändern.

Es braucht häufig etwas Vorbereitung/Klärung: Definition des Produkts, der Rollen und der neuen Verantwortlichkeiten, erste Vereinbarungen und wer gehört zum Team und was passiert mit den Dingen, die diese Menschen vorher gemacht haben.

Wenn ein solches Experiment für mindestens 6-7 Sprints läuft, sind folgende nachhaltige Ergebnisse möglich:

• Ergebnisse des Teams können gewöhnliche Ergebnisse bei Weitem übersteigen. Insbesondere wenn bisher fokussiertes Arbeiten eine Herausforderung war.
• Besseres Verständnis der Organisation, was Scrum in ihren Bedingungen konkret bedeutet.
• Referenzerfahrung für die gesamte Organisation. Inspiration für andere Mitarbeiter neue Wege zu gehen.
• Typischerweise kommen bei der Arbeit des Scrum-Teams Hindernisse ans Licht, die auch andere Teile der Organisation behindern. Durch beheben dieser sind Verbesserungen an anderen Stellen der Organisation möglich

Einführung einer wöchentlichen Kadenz

Als Gegensatz zur kompletten Scrum Struktur können sie auch kleinere Schritte machen. Aus der eigenen Arbeit wissen wir, dass manchmal auch die Einführung von einzelnen Elementen von Scrum schon große Änderungen bringen können. So kann eine klare Kadenz (oder Takt) für eine Abteilung oder ein Team eingeführt werden. Dann wird zum Beispiel in einem Team jede Woche zur gleichen Zeit auf die Ergebnisse der letzten Woche geschaut und die Pläne für anstehende Woche gemacht. 

Mögliche nachhaltige Ergebnisse:

• Gefühl von Sicherheit und Struktur in sonst volatiler Umgebung
• Grundlage für weitere systematische Veränderungen
• Höheres Bewusstsein aller Beteiligten für den eigenen Fortschritt

Transparenz aller Arbeitseinheiten

Ein andere Experiment-Idee ist inspiriert von der ersten Regel des Kanban: „Mache alle Arbeit transparent“. Für eine Abteilung / Team / Person kann die gesamte Arbeit in einzelnen Arbeitspaketen und deren Schritten auf einem Board sichtbar gemacht werden. Jedesmal wenn sich etwas am Stand der Arbeit ändert, sollte das Board entsprechend aktualisiert werden.

Erweiterungen: Man kann natürlich auch täglich Meetings davor abhalten oder die Menge der gleichzeitigen Arbeit reduzieren, Kennwerte messen etc. Aber allein die Sichtbarkeit der Arbeitspakete ist auch schon ein großer Schritt, der nicht zu unterschätzen ist. Es funktioniert natürlich nur, wenn die gesamte Arbeit oder zumindest der Großteil davon sichtbar werden. Das braucht Disziplin.

Mögliche nachhaltige Ergebnisse:

• Alle Beteiligten erreichen ein höheres Bewusstsein darüber was passiert in der betrachteten Organisationseinheit. Das ist eine Voraussetzung für absichtsvolle Änderungen.
• Erkennen der Flaschenhälse im Prozess wird möglich und dadurch wirksames verbessern der Prozesse.
• Viele Vermutungen können durch tatsächliche Daten geprüft werden.
• Einige Probleme lösen sich durch Transparenz einfach auf. “Sonnenlicht ist das beste Desinfektionsmittel”

Mob-Programming oder Mob-Arbeiten

Unter Mob-Programming/Arbeiten versteht man eine Praxis in der alle Mitglieder eines Teams an einer Aufgabe arbeiten. Beim Programmieren heißt das, es sind z.B. 5-6 Menschen in einem Raum mit einem Beamer und einem Rechner mit Tastatur. Alle schauen auf das projizierte Bild an der Wand und diskutieren, was als nächstes im Code verändert werden muss.

• Nur das zuvor Besprochene darf tatsächlich in den Code geschrieben werden
• Alle 10-15 Minuten wechselt die an der Tastatur sitzende Person
• Man macht das von 2-6 Stunden am Tag mit regelmäßigen Pausen

Und wenn man nicht programmiert heißt es trotzdem, alle arbeiten an einer Sache. Es erscheint im ersten Augenblick, dass das eine ineffiziente Art zu Arbeiten ist. Aber je mehr verschiedene Expertisen für die Arbeit, die man macht notwendig sind und desto schwerer es ist eine hohe Qualität zu erreichen, desto mehr beschleunigt diese Art der Arbeit das Team.

Mögliche nachhaltige Ergebnisse:

• Alle Beteiligten lernen viele Fähigkeiten voneinander und lernen über das vor Ihnen liegende Problem. Das ist einer der Gründe, warum viele Organisationen diese Art der Arbeit als regelmäßigen Bestandteil einführen.
• Einige Teams stellen fest, dass sie auf diese Weise auch langfristig schneller sind, als durch Arbeit der Einzelnen.
• Menschliche Verbindungen werden durch gegenseitiges Verstehen möglich. Viele Arbeits-Konflikte zeigen sich in so einer Arbeit unmittelbar und können auch unmittelbar gelöst werden.

Mit welchen Experimenten haben Sie ihre Organisation weitergebracht? Schreiben Sie uns auf Twitter oder per E-Mail und wir werden diese Liste erweitern und sie verlinken.